Bab 2 Manajemen Perkantoran

BAB 2


MANAJEMEN PERKANTORAN



A.Pengertian Manajemen Perkantoran
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat dipahami dalam dua pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran; dan pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Menurut Ricky W. Griffin, manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengertian manajemen tersebut maka manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Pengertian manajemen perkantoran juga adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus-menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.


George R. Terry menegaskan bahwa manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.




B. Fungsi Manajemen Perkantoran
Secara umum ada empat fungsi utama dalam manajemen perkantoran, yaitu fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (commanding/directing), dan pengawasan (controlling).
1. Perencanaan (Planning)
Merupakan fungsi yang akan menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan.




2. Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi pengorganisasian ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi-bagi tersebut.
Fungsi pengorganisasian dalam manajemen perkantoran sangat penting karena:
a. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas
b. Dapat mendeskripsikan tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi secara jelas
c. Wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi menjadi lebih jelas
d. Dapat memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi
e. Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat diketahui






3. Pengarahan (Commanding)
Fungsi ini dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan sejak awal.

4. Pengawasan (Controlling)
Fungsi ini sangat diperlukan untuk menjaga agar seluruh kegiatan dan efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan dapat direalisasikan.
Secara garis besar, proses pengawasan dalam manajemen perkantoran mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut.
a. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
b. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki
c. Menentukan prosedur, waktu, dan teknik yang dipergunakan
d. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan
e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan
f. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan








C. Tujuan Manajemen Perkantoran
1. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien
2. Proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancer
3. Pengawasan pekerjaan kantor efektif dan efisien
4. Tercipta suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan
5. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab

Tujuan manajemen perkantoran juga pernah dirumuskan oleh George R. Terry, yaitu sebagai berikut.
1. Memberikan keterangan yang lengkap
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya rendah
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan
4. Pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada langganan
5. Membuat catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin rendah








D. Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran
Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran antara lain:
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran atau kantor (dalam bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin.




2. Komunikasi (Communications)
Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.




3. Pegawai Kantor (Official Personnel)
Kepegawaian perkantoran ini mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi atau perkenalan pekerjaan, pelatihan pegawai, promosi pegawai (sumber daya), pengujian sumber daya, pergantian sumber daya, sistem saran pegawai, pooling karyawan atau pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai/karyawan, fasilitas buat pegawai/karyawan, moral dan kedisiplinan pegawai, pensiun pegawai, penilaian, dan pengaduan pegawai/karyawan.

4. Perabot dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabot dan perlengkapan kantor ini mencakup semua peralatan yang umunya digunakan di kantor, contohnya meja, kursi, perlengkapan arsip, ruang atau peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, dan lainnya.

5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang mempunyai masa manfaat atau masa pakai lebih dari satu tahun, misalnya mesin tik, mesin tambah, mesin faktur, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan dikte, perlengkapan kirim surat, dan peralatan terlihat.




6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis ini mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, kertas surat, formulir-formulir, perbekalam sarana kebersihan, perbekalan penggadaian, dan pengevaluasian untuk perbekalan baru.

7. Metode Kerja
Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan, atau bagaimana cara melakukan atau membuat sesuatu.

8. Warkat
Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak, yang dibuat orang dalam rangka untuk membantu ingatan.

9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Ini merupakanupaya yang dilakukan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu perkantoran/organisasi/instansi/perusahaan.








E. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran
Prinsip-prinsip dalam manajemen perkantoran itu bersifat lentuk. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen tersebut meliputi:

1. Pembagian kerja (division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri (subordination of individual interests to the general interests)
7. Pembayaran upah yang adil (renumeration)
8. Pemusatan (centralization)
9. Hirarki (hierarchy)
10. Tata tertib (order)
11. Keadilan (equity)
12. Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel)
13. Inisiatif (initiative)
14. Semangat kesatuan (espirits de corps)
Berdasarkan pendapat Henry Fayol, prinsip-prinsip manajemen perkantoran itu mencakup hal-hal seperti:
1. Perencanaan Pekerjaan
2. Pengorganisasian Pekerjaan
3. Pengkoordinasian Pekerjaan
4. Pengendalian Pekerjaan
5. Pemberdayaan Pegawai
6. Komunikasi
7. Tatanan Kantor
8. Peningkatan Mutu Pelayanan








F. Asas-Asas Manajemen Perkantoran
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat, menyalin warkat, atau memelihara arsip.
* Kebaikan Asas Sentralisasi
1. kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
2. mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sebelumnya
3. keseragaman dapat dicapai
4. latihan-latihan karyawan kantor ditingkatkan
5. biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di hemat.
6. adanya fleksiblitas dalam organisasi
7. dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip
*Kerugian Asas Sentralisasi
1. prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit
2. adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi
3. dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat
4. lambat dalam pelaksanaan tugas




2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)
Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas ini pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.
*Keuntungan Asas Desentralisasi
1. pekerjaan kegiatan kantor dilayani dengan segala keperluan
2. pekerjaan dilakukan menurut urutan kepentingan
3. pekerjaan dilakukan oleh masing-masing bagian atau unit
4. cepat dalam memproses pekerjaan kantor yang penting
*Kerugian Asas Desentralisasi
1. pekerjaan akan terlalu bebas
2. kurang terdapat harmonis dalam organisasi
3. kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
4. banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
5. sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor



3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)
Asas ini merupakan sistem asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan desentralisasi yaitu unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.